¿Qué pasaría si pudiera eliminar los constantes problemas de activos extraviados y errores de inventario, y en su lugar tener control total sobre sus recursos? Ya sean equipos de alto valor, activos informáticos críticos o inventario, gestionarlos eficientemente es esencial. Sin embargo, sin el sistema adecuado, las empresas a menudo se enfrentan a pérdidas de tiempo, mayores costos y oportunidades perdidas.
En esta guía, exploraremos las mejores prácticas para optimizar el seguimiento de activos, desde la elección de la tecnología adecuada hasta la automatización de procesos para el seguimiento en tiempo real. Aprenderá a mejorar la precisión, reducir errores y tomar decisiones más inteligentes con sus activos, ahorrando tiempo y recursos valiosos.
¿Listo para dejar de perder el control de los activos críticos de su empresa? Analicemos los pasos que transformarán su enfoque de gestión de activos.
Comprender el seguimiento de activos: por qué es importante
El seguimiento de activos implica mucho más que simplemente conocer la ubicación de su equipo o inventario. Su objetivo es maximizar los recursos, reducir el desperdicio y mejorar la eficiencia operativa. Ya sean herramientas, maquinaria o licencias de software, un seguimiento eficaz garantiza que todo esté bajo control.
Piénselo: ¿con qué frecuencia se enfrenta a equipos faltantes, discrepancias en el inventario o pérdida de tiempo buscando activos extraviados? Estos problemas le cuestan tiempo y dinero a su empresa, y sin un sistema de seguimiento de activos, el problema solo se agrava, afectando sus resultados.
¿Cuánto tiempo pierde su equipo corrigiendo errores o buscando objetos extraviados? Al implementar un sistema de seguimiento de activos, puede eliminar estas ineficiencias y permitir que su equipo se concentre en tareas de mayor valor.
El seguimiento de activos le ofrece más que solo datos de ubicación: le proporciona información sobre el uso de los activos, las necesidades de mantenimiento y su ciclo de vida completo. Este nivel de claridad le permite tomar decisiones más informadas, distribuir recursos eficientemente y simplificar sus procesos operativos.
En resumen, el seguimiento de activos minimiza las pérdidas, aumenta la eficiencia y le ahorra tiempo y dinero a su empresa. ¿Está listo para tomar el control de sus activos y liberar todo el potencial de su negocio?
Prácticas recomendadas para el seguimiento de activos
Para gestionar sus activos eficientemente y optimizar los procesos operativos, es fundamental implementar las siguientes prácticas recomendadas. Estos pasos le ayudarán a realizar un seguimiento preciso de los activos, mejorar la eficiencia y reducir los errores.
Seleccione la tecnología adecuada para su negocio
La tecnología seleccionada para el rastreo de activos puede fortalecer o debilitar su sistema. Tendrá opciones como códigos de barras, RFID y GPS. Los códigos de barras son una buena opción para empresas de cualquier tamaño, desde pequeñas operaciones hasta multinacionales, ya que son asequibles, escalables y fáciles de implementar. RFID es más avanzado: permite rastrear activos sin línea de visión, lo que lo hace ideal para empresas más grandes o entornos donde los activos están en constante movimiento. El rastreo GPS es perfecto para activos que requieren monitoreo a grandes distancias, como vehículos o contenedores. La clave está en seleccionar una tecnología que se adapte al tamaño de su empresa, el tipo de activo y su escalabilidad.
Por ejemplo, el escáner de código de barras inalámbrico 8100DPM Pro de Tera con tecnología DPM (marcado directo de piezas) es perfecto para sectores como el automotriz y el sanitario, ya que proporciona un escaneo de alta precisión incluso en superficies irregulares o desgastadas, como piezas de motor y dispositivos médicos. El dispositivo admite tamaños de código de barras que van desde 3 mm x 3 mm hasta 150 mm x 150 mm, lo que lo hace ideal para el seguimiento detallado en entornos difíciles.
Implementar un etiquetado y una marcación consistentes
Un etiquetado adecuado es esencial para un seguimiento preciso de los activos. Los códigos de barras, los códigos QR y las etiquetas RFID son útiles, pero la consistencia es crucial. Debe garantizar métodos de etiquetado uniformes para todos los activos de su empresa. Esto reducirá los errores y la confusión al escanearlos o identificarlos.
Los lectores de códigos de barras HW0009 y 8100DPM de Tera facilitan el seguimiento de activos con alta precisión. Estos dispositivos admiten diversos formatos de códigos de barras, incluyendo Códigos 2D como QR y Data Matrix, que garantizan que su empresa pueda utilizar múltiples sistemas de etiquetado. Ya sea que escanee activos en un almacén o en un centro médico, Android de Tera... Los lectores de códigos de barras proporcionan capacidades de escaneo confiables y de largo alcance incluso en condiciones difíciles, como escanear códigos de barras en superficies dañadas o irregulares.
Optimice la recopilación de datos con la automatización
Introducir datos manualmente requiere mucho tiempo y es fácil equivocarse. Automatizar la recopilación de datos puede ahorrar tiempo y aumentar la precisión. Los lectores de códigos de barras y los sistemas RFID permiten actualizar rápidamente el sistema de seguimiento de activos en tiempo real. La automatización reduce la probabilidad de errores humanos y permite a su equipo concentrarse en tareas más importantes, como... Gestión de inventario o mejora del servicio al cliente. La automatización garantiza que los datos de los activos se mantengan actualizados y precisos.
Los lectores de códigos de barras Android y las computadoras móviles de Tera ofrecen automatización para optimizar la recopilación de datos. Dispositivos como el lector de códigos de barras 2D D6100 Pro permiten a su equipo escanear y actualizar los datos de los activos en tiempo real, lo que reduce los errores humanos y mejora la precisión. Estas opciones se integran fácilmente con su sistema actual de seguimiento de activos, lo que permite actualizaciones instantáneas y agiliza las auditorías de inventario para una mayor eficiencia.
Mantenga la visibilidad de los activos en tiempo real
Tener visibilidad en tiempo real de sus activos es esencial. Al integrar el software de seguimiento de activos con la tecnología seleccionada, puede monitorear con precisión la ubicación y el uso de sus activos. Esto le permite tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, prevenir robos y garantizar un mantenimiento oportuno. El seguimiento en tiempo real mejora su control sobre las operaciones, brindándole la información necesaria para estar al tanto de sus activos y optimizar su uso.
Con las computadoras móviles Android de Tera , como la P150 y la P160 , puede rastrear activos en tiempo real en múltiples ubicaciones, lo que mejora la toma de decisiones y el control operativo. Estos dispositivos ofrecen funciones robustas como escaneo de alta velocidad, batería de larga duración e integración perfecta con Software de seguimiento de activos que proporciona visibilidad instantánea de la ubicación y el estado de sus activos, garantizando que estén bien mantenidos y seguros.
Auditorías y mantenimiento regulares
Las auditorías periódicas son clave para mantener la precisión de su sistema de seguimiento de activos. Sin revisiones frecuentes, corre el riesgo de perder el rastro de activos valiosos o desatender importantes necesidades de mantenimiento. Establezca un cronograma para auditar sus activos: la frecuencia ideal debe basarse en factores como el valor y la criticidad de los activos, su movilidad y las regulaciones del sector. Si bien algunas organizaciones pueden considerar adecuadas las auditorías trimestrales, otras podrían necesitar revisiones con mayor o menor frecuencia. Se recomienda realizar una evaluación de riesgos para determinar un cronograma de auditoría adecuado para las diferentes categorías de activos. Las auditorías le ayudan a detectar discrepancias con antelación, como activos extraviados o infrautilizados. Utilice herramientas de gestión de inventario para simplificar el proceso y garantizar que sus registros se mantengan actualizados.
Principales obstáculos en el seguimiento de activos y estrategias para abordarlos
El seguimiento de activos puede aportar muchos beneficios, pero también presenta desafíos. A continuación, se presentan los problemas más comunes que enfrentan las empresas y cómo resolverlos.
Entrada de datos inexacta
Un obstáculo importante en el seguimiento de activos proviene de la introducción incorrecta de datos. El seguimiento manual o el escaneo deficiente de códigos de barras pueden provocar errores. Para solucionar esto, utilice los lectores de códigos de barras para Android de Tera . Computadoras móviles . Dispositivos como el 8100DPM Pro ofrecen un escaneo de alta precisión, incluso en códigos de barras dañados o irregulares, lo que garantiza una recopilación de datos precisa. Al integrar los productos de Tera en su sistema de gestión de activos, puede automatizar el proceso, reducir errores y mejorar las auditorías de inventario.
Monitoreo insuficiente en tiempo real
Sin monitoreo en tiempo real, resulta difícil tomar decisiones bien informadas sobre la asignación y el mantenimiento de activos. Para solucionar esto, implemente un software de rastreo de activos que se integre con su tecnología de rastreo. Esto le proporcionará actualizaciones en tiempo real y le permitirá monitorear el uso, la ubicación y el estado de los activos en cualquier momento.
Activos faltantes o extraviados
Es fácil que los activos se pierdan, especialmente en entornos con mucha actividad. Para evitar este problema, implemente un sistema bien definido para etiquetar y etiquetar sus activos. Asegúrese de que cada activo esté claramente marcado con códigos de barras o etiquetas RFID y cree un proceso estándar para las comprobaciones y auditorías de activos. Esto ayudará a prevenir el extravío de activos y a garantizar un mejor seguimiento.
Resistencia a las nuevas tecnologías
Implementar un nuevo sistema de seguimiento de activos puede generar oposición por parte de empleados acostumbrados a los métodos tradicionales. Para superar este desafío, concéntrese en la capacitación de los empleados. Asegúrese de que su equipo comprenda cómo el nuevo sistema los beneficiará, mejorará la precisión y les ahorrará tiempo. La capacitación y la retroalimentación constantes fomentarán la confianza de los empleados en el uso de la nueva tecnología.
Consideraciones adicionales para optimizar el seguimiento de activos
Optimizar su sistema de seguimiento de activos va más allá de las buenas prácticas. Aquí le presentamos pasos adicionales para que su sistema sea más eficaz y sostenible.
Capacitación y compromiso de los empleados
Incluso el mejor sistema de seguimiento puede fallar sin la capacitación adecuada de los empleados. Asegúrese de que su equipo comprenda el funcionamiento del sistema y su integración en sus responsabilidades diarias. La capacitación regular mejora la precisión, reduce los errores y aumenta la participación, lo que se traduce en un mejor uso del sistema.
Consideraciones de costos y ROI
Antes de invertir en una nueva tecnología, evalúe el gasto total y el retorno de la inversión (ROI) previsto. Si bien los costos iniciales pueden ser necesarios, los ahorros a largo plazo, como la reducción de la pérdida de activos y la aceleración de las auditorías, pueden justificar rápidamente la inversión. Calcule las ganancias de eficiencia para garantizar la solidez financiera de su decisión.
Personalización y flexibilidad
Su sistema de seguimiento de activos debe reflejar las necesidades específicas de su negocio. Busque soluciones adaptables que se puedan adaptar para supervisar activos específicos o integrarse con otras utilidades empresariales. Esto garantizará que su sistema crezca con su negocio y se mantenga eficiente.
Marco de gestión de activos de TI
Para los activos de TI, es fundamental implementar un marco de gestión de activos de TI. Este marco garantiza que los activos tecnológicos se monitoreen, mantengan y cumplan con las normativas a lo largo de su ciclo de vida, alineándose con los objetivos y procesos de su negocio.
Normas ISO para la gestión de activos
Considere alinear su sistema de seguimiento de activos con la serie ISO 55000, en particular la ISO 55001, que especifica los requisitos para un sistema de gestión de activos. Estas normas, reconocidas mundialmente, ayudan a garantizar la eficiencia, el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos de su sistema, lo que aumenta la fiabilidad de sus iniciativas de seguimiento de activos.
Ejemplos tangibles: cómo las empresas se benefician del seguimiento de activos
El seguimiento de activos no es solo una palabra de moda: es una solución real que ayuda a empresas de todos los sectores a ahorrar tiempo, reducir errores y aumentar la eficiencia. Aquí hay algunos ejemplos de cómo el seguimiento de activos ha marcado una diferencia tangible para las empresas.
Ejemplo 1: Una empresa manufacturera optimiza sus operaciones
Una empresa manufacturera que produce maquinaria tenía dificultades para gestionar su inventario, perdiendo a menudo el rastro de componentes esenciales, lo que provocaba retrasos en la producción. Tras implementar un sistema de seguimiento de activos basado en RFID, la empresa logró visibilidad en tiempo real de su inventario, reduciendo significativamente el tiempo dedicado a la búsqueda de piezas (algunos informes del sector indican mejoras de hasta un 40 % o más en situaciones similares).
Este cambio no solo mejoró la eficiencia de la producción, sino que también condujo a una notable reducción de errores (con tasas potenciales de reducción de errores de alrededor del 25 % o más, según las observaciones de la industria), lo que resultó en tiempos de respuesta más rápidos y una mejor asignación de recursos.
Ejemplo 2: Un centro de salud previene la pérdida de equipos
En un centro de salud con mucha actividad, la pérdida de equipos médicos causaba retrasos en la atención a los pacientes. Al adoptar la tecnología de escaneo de códigos de barras, se logró el seguimiento en tiempo real de cada equipo. Este sistema puede reducir considerablemente la pérdida de equipos, con ejemplos en la industria que muestran reducciones que pueden alcanzar o incluso superar el 50 % en algunos casos, lo que permite al personal acceder rápidamente a herramientas críticas y reduce los retrasos en la atención. Además, mejoró la planificación del mantenimiento, garantizando un servicio oportuno de los equipos y reduciendo la probabilidad de interrupciones operativas durante procesos cruciales.
Ejemplo 3: La cadena minorista mejora la gestión del inventario
Una cadena minorista nacional tenía problemas con niveles de inventario imprecisos debido a las comprobaciones manuales. Tras implementar un Gracias a un sistema de seguimiento basado en códigos de barras integrado en su sistema de punto de venta, la empresa observó una reducción significativa en los incidentes de falta de stock, y estudios del sector sugieren que se pueden lograr mejoras de entre el 20 % y el 30 % o más. La información instantánea sobre el stock les permitió predecir la demanda con mayor precisión y optimizar su cadena de suministro, reduciendo el exceso de inventario y mejorando la satisfacción del cliente.
Estos ejemplos ilustran cómo el seguimiento de activos va más allá de la simple mejora de procesos: genera resultados reales y medibles. Al reducir errores, ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia operativa, el seguimiento de activos puede transformar la forma en que operan las empresas. ¿Está su empresa preparada para aprovechar estas ventajas? Empiece a evaluar su sistema actual de seguimiento de activos ahora y descubra todo su potencial.
Conclusión:
El seguimiento de activos no es solo un requisito, sino una fuerza transformadora para su negocio. Al implementar las mejores prácticas, como elegir la tecnología adecuada y automatizar la recopilación de datos, puede mejorar significativamente la eficiencia, reducir errores y disminuir costos.
Con los lectores de códigos de barras Android y las computadoras móviles de Tera , puede llevar la gestión de activos al siguiente nivel. Estas soluciones ofrecen visibilidad en tiempo real, precisión y durabilidad, garantizando el seguimiento de sus activos con la máxima precisión, incluso en entornos difíciles.
Ahora es tu turno de actuar. Evalúa tu sistema actual y explora cómo los productos de Tera pueden impulsar un cambio real en tu negocio. No esperes a que las ineficiencias te frenen: empodera a tu equipo, optimiza tus operaciones y avanza hacia un sistema de gestión de activos más eficiente y preparado para el futuro hoy mismo.
FAQ - Preguntas frecuentes
1. ¿Cuál constituye el enfoque óptimo para la gestión de activos de TI?
El mejor enfoque para la gestión de activos de TI es establecer un marco sólido que cubra todo el ciclo de vida de los activos, garantizando que se rastreen, protejan y mantengan de conformidad con los estándares de la industria.
2. ¿Cuáles son algunos elementos clave a considerar en la gestión de activos?
Varios elementos clave son cruciales para una gestión eficaz de activos, entre ellos: personal (garantizar personal cualificado y capacitado), procesos (flujos de trabajo definidos y eficientes), plataforma (tecnología y sistemas adecuados), rendimiento (métricas e indicadores clave de rendimiento para medir la eficacia) y políticas (directrices claras y gobernanza). Estos componentes, en conjunto, garantizan que las prácticas de gestión de activos estén estratégicamente sincronizadas con los objetivos de la organización y los flujos de trabajo operativos.
3. ¿Cómo puedo realizar un seguimiento manual de los activos sin utilizar herramientas de automatización?
El seguimiento manual requiere un enfoque consistente en el etiquetado, controles físicos frecuentes y una documentación meticulosa. Si bien es eficaz, la automatización ofrece mayor precisión y eficiencia.
4. ¿Cuáles son las 4 fases dentro del ciclo de vida de la gestión de activos?
El ciclo de vida de la gestión de activos consta de cuatro etapas clave: Planificación, Adquisición, Operación y Disposición. La gestión de estas etapas garantiza un seguimiento eficiente de los activos desde su adquisición hasta el final de su vida útil.
